La plupart des gens associent le phénomène « réserver la date » aux mariages, mais saviez-vous qu’il existe une tendance croissante d’entreprises qui envoient des « save the dates » pour leurs événements? Les « save the dates » permettent aux professionnels occupés de faire de la place dans leurs agendas pour vos fonctions d’affaires. Cependant, un simple message envoyé par courriel peut-il encourager vos invités à bloquer leurs agendas pour votre entreprise? De nombreux propriétaires et dirigeants d’entreprises ne le pensent pas. 

Chez Ballons CSA, nous avons conçu des centaines de ballons personnalisés « réserver la date » pour nos clients. Des fonctions et conférences à grande échelle, aux événements VIP et  soirées d’employés, nos ballons personnalisés « save the date » ont aidé les entreprises à maximiser leur nombre de participants, tout en générant un buzz autour de leur événement. 

Si, comme tant d’autres organisateurs d’événements d’affaires, vous pensez que l’envoi de ballons personnalisés « réserver la date » pour votre prochain événement est pour vous, voici un guide sur la façon de créer des ballons parfaits, qui rendront votre occasion impossible à refuser. 

 

Quand et pourquoi envoyer des ballons personnalisés « réserver la date »

Avant d’entrer dans les détails, il est important de comprendre l’objectif d’un faire-part « réserver la date ». Les « save the dates » ne sont pas des invitations formelles. Ils sont simplement un avis que quelque chose d’important (votre événement) est à venir. L’invitation officielle suivra (environ 6 à 8 semaines avant l’événement). Cependant, le faire-part « réserver la date » permettra à vos invités de bloquer leurs agendas à l’avance. C’est aussi une occasion pour vous de garder votre entreprise dans l’esprit des gens, et, bien sûr, de créer un sentiment d’anticipation pour votre événement à venir. 

Dans la mesure du possible, essayez d’envoyer vos ballons « save the date » de 4 à 6 mois avant votre événement. Cela donnera aux invités suffisamment de temps pour planifier leur participation, malgré leurs horaires chargés. Cela vous donne également suffisamment de temps pour prendre des mesures en cas d’erreurs d’adresse postale et de retour du courrier.

 

Les incontournables des ballons « save the date »

Les « save the dates » offrent une première impression de votre événement à venir. Ils sont destinés à donner un aperçu de ce qui s’en vient, tout en fournissant les informations nécessaires sur votre événement. Les « save the dates » doivent être engageants et visuellement parfaits. Les ballons personnalisés peuvent offrir ce petit élément de plaisir souvent recherché dans le « save the date », tout en offrant suffisamment d’espace pour inclure les informations requises au faire-part, ainsi qu’un logo ou une image pertinente.

Voici les éléments nécessaires pour une conception parfaite d’un ballon « save the date ».

1. Soyez concis

Peu importe ce que vous avez à dire au sujet de votre événement, les informations sur vos ballons « save the date » doivent être aussi brèves que possibles. Vous pouvez entrer dans les détails lors de l’envoi de vos invitations. Les ballons « save the date » ne doivent comprendre que:

• le nom de l’événement
• la date et le lieu
• un logo / image de l’organisation ou de l’événement 

Il est également fortement recommandé d’inclure un slogan de votre événement. Ça devrait être une phrase mémorable et créative qui parle de votre événement et encourage les invités à réserver l’espace dans leur agenda pour votre cause.

Il est aussi acceptable d’inclure les liens vers vos comptes de médias sociaux et du site Web de votre événement, si vous en avez un. 

2. Soyez cohérent et restez fidèle à votre événement

Si vous considérez vos « save the dates » comme des outils de marketing pour promouvoir votre événement, vous verrez aussitôt l’avantage de maintenir une image de marque cohérente à travers votre matériel promotionnel. Quel est le thème de votre événement? Les « save the dates », les invitations et autres documents promotionnels distribués doivent être conçus comme un seul emballage parfaitement uniforme.

 

3. N’oubliez pas d’avoir du style

Tel que mentionné ci-dessus, les « save the dates » offrent une première impression de votre événement à venir. Ils fixeront les attentes de ce que sera votre événement. C’est pourquoi ils doivent être visuellement impeccables.

Au-delà des polices d’écritures et des options de couleur, avec les ballons, il est également important de considérer à quoi ressemblera l’impression lorsque le ballon sera gonflé et dégonflé. Nous vous invitons donc à contacter notre équipe d’experts en conception de ballons personnalisés. Ils vous aideront à déterminer les bonnes options d’impression (impression 1 ou 2 côtés), les combinaisons de couleurs et les tailles de ballon nécessaires pour votre projet.